エムアンドシーシステム株式会社の「業務フローを意識したアプリ設計 「使える」アプリを目指して」です

業務アプリを開発する際、「どのような機能を実装するか」や「どのようなデザインにするか」に注目しがちです。
もちろん、充実した機能や洗練されたUI（ユーザーインターフェース）は、利用者の満足度を高めるために欠かせない要素です。

しかし、実際に業務で活用されるアプリに求められる価値は、それだけではありません。
利用者が日々行う業務は、一つの画面だけで完結するものではありません。

例えば、社員が出社後に社内ポータルへログインし、お知らせを確認した後、社内規定を閲覧し、業務に必要なサービスへアクセスするといった一連の流れがあります。
社内ポータルでは、このような業務フローを利用者が迷うことなく、自然に進められるよう設計することが重要です。
画面単位ではなく、業務全体の流れ（業務フロー）を意識して設計することで、利用者の操作負担を軽減し、業務効率の向上につながります。

例えば、社内ポータルでは、利用者は以下のような流れで業務を進めます。

ログイン
↓
ホーム
↓
お知らせ確認
↓
社内規定
↓
各種サービス
↓
業務
↓
ログアウト

本記事では、社内ポータルアプリの開発を通して考えた、業務フローを意識したアプリ設計についてご紹介します。

前回のコラムでは、UI/UXをテーマに、利用者が迷わず操作できる画面設計についてご紹介しました。

見やすいレイアウト、適切な配色、分かりやすいボタン配置などは、快適な操作性を実現するために欠かせません。
一方で、実際の業務では「画面が見やすい」というだけでは十分ではありません。

例えば、

● 必要な情報へ到達するまでに何度も画面を切り替えなければならない
● 作業が終わった後、次にどの画面へ進めばよいか分かりにくい
● 同じ情報を複数回入力する必要がある
● 必要な機能を探すまでに時間がかかる

このような状況では、どれほど画面デザインが優れていても、利用者はストレスを感じてしまいます。
つまり、UI/UXは「画面の使いやすさ」を支える要素であり、業務効率を高めるためには、その先にある業務フロー全体の設計まで考える必要があります。
画面を一枚ずつ設計するのではなく、利用者が業務を終えるまでの一連の流れを設計することが、本当の意味での使いやすさにつながります。

UI/UXについては、以前のコラムUI/UX-designでも詳しくご紹介していますので、あわせてご覧ください。

業務アプリを利用する人の目的は、アプリを操作することではありません。
利用者が本当に求めているのは、「必要な業務を迷わず、効率よく終えること」です。

そのため、設計段階では画面単位ではなく、利用者がどのような流れで業務を進めるのかという業務全体を意識することが重要になります。

例えば社内ポータルでは、

● ログイン後に必要な情報をすぐ確認できること
● 社内のお知らせや規定へ迷わずアクセスできること
● 必要なサービスへ少ない操作で移動できること
● 業務終了後にスムーズにログアウトできること

といった流れが自然に実現できることが理想です。
こうした一連の流れがスムーズであれば、利用者は操作方法を意識することなく、本来の業務に集中できます。
反対に、毎回メニューを探したり、複数の画面を行き来したりしなければならない場合、小さなストレスが積み重なり、業務効率の低下につながってしまいます。

つまり、使いやすいアプリとは、単に操作しやすい画面を備えているだけではなく、利用者が迷わず業務を進められる仕組みを持つアプリです。
ユーザーフレンドリーな設計は、利用者の負担を軽減するだけでなく、作業時間の短縮や操作ミスの防止など、業務効率の向上にも大きく貢献します。
だからこそ、「この画面で何を表示するか」だけではなく、「この画面の次に利用者は何をしたいのか」「より少ない操作で目的を達成できるか」という視点で設計することが重要になります。

こうした一連の流れがスムーズであれば、利用者は操作方法を意識することなく、本来の業務に集中できます。
反対に、毎回メニューを探したり、複数の画面を行き来したりしなければならない場合、小さなストレスが積み重なり、業務効率の低下につながってしまいます。
つまり、使いやすいアプリとは、単に操作しやすい画面を備えているだけではなく、利用者が迷わず業務を進められる仕組みを持つアプリです。
ユーザーフレンドリーな設計は、利用者の負担を軽減するだけでなく、作業時間の短縮や操作ミスの防止など、業務効率の向上にも大きく貢献します。

だからこそ、「この画面で何を表示するか」だけではなく、「この画面の次に利用者は何をしたいのか」「より少ない操作で目的を達成できるか」という視点で設計することが重要になります。

業務アプリでは、すべての利用者が同じ操作を行うわけではありません。

例えば社内ポータルでは、一般スタッフと管理者では求められる機能が異なります。

一般スタッフは、お知らせや社内規定の閲覧、各種サービスへのアクセスなどが主な利用目的です。
一方、管理者は情報の登録や更新、削除など、システムを運用するための機能を利用します。

これらを同じ画面で提供すると、不要な情報が増え、画面が複雑になってしまいます。
そのため、利用者の権限に応じて表示する機能を切り替えることで、必要な情報だけを表示する設計を採用しました。
管理者には編集機能や登録機能を表示し、一般スタッフには閲覧に必要な機能のみを表示することで、画面全体をシンプルに保ちながら操作ミスの防止にもつながります。

情報を「増やす」のではなく、「必要な人に必要な情報だけを届ける」という考え方は、業務アプリにおいて非常に重要な設計ポイントです。

例えば、社内ポータルでは、管理者向けのホーム画面に「＋」アイコンやメニューアイコンを配置し、コンテンツの追加・編集をスムーズに行えるようにしています。
一方、一般利用者は情報の閲覧が主な目的であるため、追加や編集といった管理機能は表示せず、必要な情報だけに集中できるシンプルな画面構成としています。

これにより、利用者ごとに最適な操作性を実現するとともに、業務効率の向上や操作ミスの防止にもつながっています。

画面遷移を設計するうえで意識したもう一つのポイントが、「画面遷移を必要最小限にすること」です。
業務中は、一つひとつの操作時間は短くても、その積み重ねが業務効率に大きく影響します。

例えば、データを登録するたびに別画面へ移動し、登録後に一覧画面へ戻るという流れでは、利用者の作業が何度も中断されてしまいます。

そこで、登録や編集が必要な場面ではポップアップ画面を活用し、現在の画面を維持したまま操作できる構成としました。
また、利用頻度の高い機能へすぐアクセスできるメニュー構成や、ホーム画面へ戻りやすいナビゲーションなども取り入れています。
一つひとつは小さな改善ですが、こうした細かな工夫を積み重ねることで、利用者は「考えながら操作する」のではなく、「自然に操作できる」ようになります。

業務アプリでは、このような違和感の少ない操作体験こそが、生産性向上につながる重要な要素です。

現在では、PCだけでなくスマートフォンやタブレットから業務システムへアクセスする場面も増えています。

そのため、レスポンシブデザインに対応することはもちろん重要ですが、それ以上に大切なのは、デバイスが変わっても業務の流れが変わらないことです。

画面サイズが異なればレイアウトは変わりますが、「どこからお知らせを確認するか」「どのようにサービスへ移動するか」「どこで情報を更新するか」といった基本的な操作は、できる限り統一することを意識しました。

利用者は端末の違いを意識することなく、同じ感覚で操作できるため、学習コストを抑えることができます。
業務システムにおけるレスポンシブ対応は、単に画面サイズへ対応するだけではなく、利用体験そのものを維持することが重要だと考えています。

PCでは一覧性を重視し、スマートフォンでは限られた画面サイズでも同じ業務をスムーズに進められるよう、レイアウトやナビゲーションを最適化しています。

業務アプリは、一度完成すれば終わりではありません。
運用が始まると、新しい情報の追加や内容の更新、組織変更への対応など、継続的なメンテナンスが必要になります。

そのため、利用者だけでなく、運用担当者にとっても扱いやすい構成であることが重要です。
情報の追加や更新をスムーズに行える仕組みや、必要な箇所だけを効率よく管理できる設計にすることで、日々の運用負担を軽減できます。

また、システムは運用を続ける中で改善点が見えてくることも少なくありません。
新しい要望や運用方法の変化にも柔軟に対応できる構成にしておくことで、長期的に活用できるシステムへと成長していきます。

業務アプリの目的は、多くの機能を搭載することではありません。

利用者が迷うことなく必要な情報へアクセスでき、必要な作業を短時間で正確に完了できることが、本来の役割です。
そのためには、画面単体の完成度だけでなく、業務全体を俯瞰し、利用者の行動を意識した設計が欠かせません。

業務フローを考慮した設計は、利用者の負担を軽減するだけでなく、システム全体の品質や運用性の向上にもつながります。
DXが進む現在だからこそ、「どのような機能を実装するか」だけではなく、「どのような業務体験を提供するか」という視点が、これまで以上に重要になっています。

業務アプリの価値は、実装した機能の数ではなく、利用者が日々の業務をどれだけスムーズに進められるかによって決まります。

UI/UXの改善、適切な権限設計、画面遷移の最適化、デバイスを問わない操作性、そして運用まで見据えた設計。
これらを一つひとつ積み重ねることで、業務を支えるアプリへと近づいていきます。

今後も技術や開発手法は進化していきますが、利用者の視点に立ち、業務そのものを支える設計という考え方は変わりません。
利用者と業務の双方を支えるアプリ設計を追求し、DX推進に貢献できるシステムづくりを目指していきます。

本コラムはシリーズの一部としてお届けしています。
これまでの記事もあわせてご覧いただくことで、アプリ開発における考え方や取り組みをより深くご理解いただけます。

備考欄

記事情報